Bauprojekte gekonnt verwalten

Bei einem Umbau oder Neubau sind viele neue Dokumente im Büro zu erwarten: erste eigene Skizzen, Architek­tenzeichnungen, Bauvoranfrage, Umnutzungsantrag, Förderantrag, Beratungsempfehlung, Notizen, Ideen und vieles mehr. Helfen kann es da, sich schon direkt zu Beginn Gedanken über eine Ablagestruktur zu machen. Diese gilt dann sowohl für die Ordner im ­Regal wie für die digitale Ablage im PC. So lassen sich Unterlagen leichter einsortieren und vor allem wiederfinden.

Die Autorin dieses Beitrags, Heidrun Gerwin-­Wegener, ist Referentin für Agrarbüro­management bei der Land­wirtschafts­kammer NRW. (Bildquelle: Hertleif)

Nach Bezugspersonen sortieren

Eine Struktur, die häufig funktioniert, ist die Sortierung nach Bezugspersonen. Diese sind zum Beispiel: Architekt, Bauamt der Stadt, Bauamt des Kreises, Landwirtschaftskammer, Steuerberater, Elektriker, Bauunternehmer oder Ihre Bank. Wenn Sie selbst Skizzen und Kalkulationen erstellen, gibt es natürlich ein Fach „Eigene“ oder „Eigene Kalkulationen“.

Das Angebot des Bauunternehmers mit seinen Preisen würde im Fach für „Bauunternehmung XY“ abgelegt. Bei der Suche nach Unterlagen ist also immer die Frage entscheidend: „Von wem kommen die Unterlagen? Wer hat sie erstellt?“

Projektbezogen ablegen

Da es sich beim Umbau oder Neubau um ein eigenständiges Projekt handelt, ist zu empfehlen, sämtliche Unterlagen dem Projekt zuzuordnen. So sind alle Unterlagen sinnvoll zusammen und nicht in der bestehenden Ablage an verschiedenen Stellen verteilt. Die beiden klaren Regeln (projektbezogene Ablage und Ablage nach Bezugspersonen) unterstützt Sie beim schnellen Wiederfinden von Dokumenten während und auch nach der Bauphase.

Die Sortierung sollte aber auch ­Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechen. Wenn es für Sie wichtig ist, sämtliche Bankgespräche mit den dazugehörigen Unterlagen in Ihre bestehende Ordnung „Banken“ einzugliedern, so ist das natürlich auch möglich. Machen Sie dann im Projektordner einen Querverweis, das heißt eine kurze Notiz auf dem Deckblatt, wo die projektbezogenen Bankunterlagen abgelegt wurden. So findet auch der Ehepartner oder der Hofnachfolger die Unterlagen, wenn er oder sie in den Projektordnern danach sucht. Querverweise sollten aber eine Ausnahme bleiben, damit das Hauptkriterium für die ­Ablage bestehen bleibt.

Alternative: Hängemappen

Als Alternative zu Aktenordnern kann auch für die Zeit der Bauphase eine Hängeregistratur mit Hängemappen ohne Heftung genutzt werden. Damit sind Sie beim Ablegen schneller, weil das Abheften entfällt.

Strukturieren Sie auch bei anderen Projekten, wie zum Beispiel einem größeren Hof-Event die Unterlagen von Beginn an. Auch dabei kann die Struktur nach Bezugspersonen hilfreich sein.

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