Digitalisierung ist seit Jahren das große Schlagwort im Agrarbüro. Immer mehr Betriebe archivieren ihre Dokumente digital. Dank der sogenannten OCR-Kennung der Scanner sind sie später in der Lage, den Inhalt der abgelegten Dateien nach Schlagworten zu durchsuchen und so einzelne Dateien schnell wiederzufinden.
Doch was ist mit den Originalen in Papierform? Um sie unkompliziert ablegen und schnell wiederfinden zu können, kann ein sogenannter Paginierstempel eine gute Hilfe sein. Nach jedem Stempelvorgang schaltet er automatisch weiter auf die nächsthöhere Zahl.
Vor dem Scannen stempeln
Und so geht’s: Alle Dokumente, die Sie später im Original behalten möchten, versehen Sie zunächst mit einer fortlaufenden Nummer. Im Anschluss an jeden Scanvorgang legen Sie die Papiere genau in dieser Reihenfolge ab.
Entweder Sie heften sie in einen Aktenordner oder legen sie in eine Kiste. Diese beschriften Sie mit den Nummern, die sie beinhalten, etwa 2.365 bis 4.511. Die Papier-Ablage ist schnell erledigt. Das beschleunigt den Scanvorgang enorm.
Benötigen Sie ein Original-Papier, suchen Sie zunächst digital – entweder über die Ordnerstruktur im Explorer oder mit der Suchfunktion (Tastenkombination Strg und F). Anhand der Stempelnummer sehen Sie schnell, in welcher Kiste oder welchem Aktenordner Sie das Original finden.
Tipps für den Stempel-Kauf
Paginierstempel gibt es in verschiedenen Ausführungen ab einem Preis von 30 €. Die Unterschiede liegen im Detail.
Anzahl der Ziffern: Besteht der Stempel aus sechs Ziffern, können Sie bis 999 999 stempeln. Es gibt aber auch zehnstellige Stempel zu kaufen.
Darstellung: Einige Modelle lassen führende Nullen weg oder nehmen das Datum mit auf. Auch die Höhe der Schrift kann variieren, ebenso die Schriftart.
Material: Achten Sie darauf, dass das Gehäuse des Stempels aus Metall besteht. Die kostengünstigeren Varianten sind aus Kunststoff gefertigt.
Stempelkissen: Paginierstempel besitzen ein integriertes Stempelkissen. Augen auf beim Kaufen: Lässt sich das Kissen austauschen? Und falls ja, wie teuer ist es, ein neues zu kaufen?
Handhabung: Der Stempel muss gut in der Hand liegen und stabil sein. Hier lohnt sich die Beratung in einem Bürofachgeschäft.
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