Ab in den Papierkorb

Bei dem einen dient ein kleiner Raum im Wohnhaus als Agrarbüro, bei dem anderen gibt es auf dem Betrieb separate Räumlichkeiten mit mehreren Arbeitsplätzen. Eine Sache haben jedoch alle Büros auf den Höfen gemeinsam: Die Schränke sind voll mit Aktenordnern. Und jedes Jahr werden es mehr.

Anne und Hubertus Pröbsting möchten das auf ihrem Betrieb in Nordkirchen-Capelle im Kreis Coesfeld ändern. Einen wichtigen Schritt sind sie dabei schon gegangen. Im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Ideen erfahren – Treffpunkt Agrarbüro" der Landwirtschaftskammer NRW berichtete das Ehepaar vor Ort von seinen Erfahrungen.

500 bis 1000 Lieferscheine

Allein die Zahl der Lieferscheine, die jährlich bei Pröbstings auf dem Schreibtisch landen, beläuft sich auf 500 bis 1000. Seit Anfang des Jahres scannen Pröbstings diese Dokumente ein. Die digitale Version speichern sie ab, das Original aus Papier landet im Mülleimer.

Auch mit Schriftverkehr, beispielsweise mit der Krankenkasse oder Lieferanten, verfährt die Familie mittlerweile so. Die Lieferscheine vergangener Jahre liegen nach wie vor in Papierform vor. „Sie nachträglich einzuscannen wäre einfach zu zeitaufwendig", sagt Anne Pröbsting.

Hilfe vom Erzeugerring

Grundvoraussetzung für einen solchen Schritt sind:

• ein Dokumentenscanner, der beidseitig scannen kann und auch mehrere Seiten zügig einzieht; Kostenpunkt etwa 350 €;
• die Software für ein digitales Dokumentenmanagementsystem auf dem PC. Ein solches Programm ist ähnlich untergliedert wie ein Aktenplan für Papierakten. Gescannte Dokumente lassen sich darüber strukturiert ablegen und mittels Volltext- oder Schlagwortsuche schnell wiederfinden. Diese Möglichkeit bieten Programme wie ELO-Office, Doku-Ware und top farmplan.

Pröbstings haben sich für das Programm ELO-Office entschieden. Der entscheidende Grund: Der Erzeugerring Westfalen bietet Betrieben die Möglichkeit, sie bei der Programmeinführung zu unterstützen. Die Abrechnung erfolgt im Stundensatz. Hinzu kommen Anschaffungskosten von etwa 350 € für das Programm, das Pröbstings vom Hersteller bezogen haben.

Rechnungen in Papierkorb?

Der Plan für die Zukunft ist es, nicht nur Lieferscheine, sondern auch Rechnungen einzuscannen und die Originale zu entsorgen. An dieses Eisen trauen sich Pröbstings jedoch noch nicht heran. Die Sorge, dass das Verfahren am Ende einer Prüfung durch das Finanzamt doch nicht standhalten würde, ist zu groß. „Ersetzendes Scannen" und „revisionssicher" lauten hier die Stichworte.

Auch bei den übrigen Teilnehmern der Veranstaltung scheint die Skepsis noch groß zu sein. Zudem warnen viele Steuerberater zum bisherigen Zeitpunkt vor dem ersetzenden Scannen von Rechnungen. Lieber abwarten, bis es auf diesem Gebiet mehr Erfahrung gibt, lautet daher die Devise der meisten Betriebe.

Wie genau die Ablage mit dem Dokumentenmanagement-System funktioniert, lesen Sie im Wochenblatt Folge 43/2018 in unserer Rubrik "Land & Leben".