Wochenblatt-Leserin Carina D. fragt: Wir beliefern einige Wiederverkäufer. Zu jeder Lieferung gibt es zwei digital erstellte und ausgedruckte Lieferscheine. Einen signierten für uns, einen für den Kunden. Auf dem Lieferschein stehen Informationen wie Artikel, Menge, Lieferdatum, Adressen, Lieferscheinnummer. Am Ende des Monats gibt es eine Sammelrechnung, wo all diese Daten erneut auftauchen. Wie lange müssen wir die Lieferscheine aufbewahren? Auf der anderen Seite bekommen wir auch von Lieferanten jede Menge Lieferscheine. Wie lange müssen wir diese aufbewahren? Wenn Lieferscheine analog und digital vorliegen, reicht es dann, sie analog aufzubewahren?
Arno Ruffer, Steuerberater, WLV, antwortet: Bisher waren Lieferscheine mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Wenn es sich um Buchungsunterlagen handelte, betrug die Aufbewahrungspflicht zehn Jahre. Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz aus dem Jahr 2017 endet die Aufbewahrungspflicht bei empfangenen Lieferscheinen mit dem Erhalt der Rechnung. Bei abgesandten Lieferscheinen endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Versand der Rechnung. Soweit aber die Lieferscheine Buchungsunterlagen darstellen, gilt weiterhin die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Letzteres ist der Fall, wenn Sie kreditorisch und debitorisch buchen. Tatsächlich entlastet die Regelung also vor allem Betriebe, die den Gewinn mithilfe einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln.
Zehn Jahre aufbewahren
In elektronischer Form empfangene oder versandte Lieferscheine und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen bzw. erstellt wurden (etwa Rechnungen im PDF- oder Bildformat).
Das heißt: Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Betrieb entstanden oder dort eingegangen, sind diese auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Dem werden Sie nicht dadurch gerecht, indem Sie die digitalen Belege ausdrucken und abheften.
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(Folge 14-2024)
