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Datenschutz: Bewerbungsunterlagen sofort löschen? Digital Plus

Als Ausbildungsbetrieb erhalten wir immer wieder unaufgeforderte Bewerbungen per E-Mail. Wie muss ich damit umgehen, um nicht gegen den Datenschutz zu verstoßen? Darf ich die Bewerbung sofort in den Papierkorb verschieben? Spielt es eine Rolle, ob eine Bewerbung per E-Mail oder auf dem Postweg kommt?

Wie lange ein Ausbildungsbetrieb die per E-Mail eingegangenen Bewerbungsunterlagen speichern darf, ist nicht einheitlich geregelt.

Kommt eine unaufgeforderte Bewerbung, auch Initiativbewerbung genannt, per E-Mail bei Ihnen an, sieht es so aus: Sie als Ausbildungsbetrieb hatten ja nicht um die Übersendung der Bewerbungsunterlagen gebeten. Für die Möglichkeit der verschlüsselten Übersendung der Bewerberdaten können und müssen Sie daher keine Sorge tragen. Wenn Sie kein Inte­resse an dem Bewerber haben, sollten Sie ihm dies kurz mitteilen und ihn darüber informieren, dass Sie

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Kommt eine unaufgeforderte Bewerbung, auch Initiativbewerbung genannt, per E-Mail bei Ihnen an, sieht es so aus: Sie als Ausbildungsbetrieb hatten ja nicht um die Übersendung der Bewerbungsunterlagen gebeten. Für die Möglichkeit der verschlüsselten Übersendung der Bewerberdaten können und müssen Sie daher keine Sorge tragen. Wenn Sie kein Inte­resse an dem Bewerber haben, sollten Sie ihm dies kurz mitteilen und ihn darüber informieren, dass Sie seine Bewerbungsunterlagen vollständig gelöscht haben. Das sollten Sie dann aber auch tun, also die Unterlagen unverzüglich löschen. Anders stellt es sich dar, wenn Sie die Unterlagen bzw. Daten eines Kandidaten behalten wollen, um ihn zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf zu kontaktieren. Hier stellt sich die Frage, ob Sie die Bewerbungsunterlagen speichern dürfen und wie lange dies nach dem neuen Datenschutzrecht zulässig ist. Über die zulässige Aufbewahrungsdauer besteht keine einheitliche rechtliche Regelung, sie wird jedoch generell mit zwei bis sechs Monaten veranschlagt. Sollten Sie die Unterlagen über diesen Zeitraum hinaus aufbewahren oder speichern wollen, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie sich die Einwilligung des Bewerbers bezüglich der Speicherung seiner Daten einholen und sich dies vom Bewerber auch schriftlich bestätigen lassen. Eine per Post (schriftlich) eingegangene Bewerbung sollten Sie an den Absender vollständig zurücksenden. Auch in diesem Fall sollten Sie keine Daten des Kandidaten speichern. (Folge 17-2019)