HIT-Meldungen, Dokumentenablage oder Buchhaltung – kurz: Tätigkeiten rund um das Agrarbüro – lassen sich durch digitale Prozesse schneller und einfacher verwalten. Der Schritt ins digitale Agrarbüro fällt jedoch oftmals schwer. Es hat bislang ja auch immer gut ohne funktioniert. Und: Wo überhaupt anfangen?
Rat kommt von Henrike Schelling aus dem Landwirtschaftsverlag, Projektleiterin bei top farmplan:
- Richtige Software finden: Wollen Sie direkt aus dem Stall Daten erfassen? Dann brauchen Sie eine Software mit einer mobilen App- Version. Auch mit dem Standort der Server des Anbieters sollten Sie sich vorab befassen. Nur wenn die Daten in Deutschland gespeichert werden, gilt auch das deutsche Datenschutzrecht. Ebenfalls empfehlenswert ist eine gute Support-Hotline.
- Hardware anschaffen: Für das schnelle Einscannen von Rechnungen und Co bietet sich ein Dokumentenscanner an. Auch ein sogenannter Paginierstempel erleichtert die Arbeit.
- Papier reduzieren: Bitten Sie Ihre Geschäftskontakte um digitale Belege. Gleichzeitig sollten auch Sie selbst weniger drucken.
- Umsetzung: Legen Sie einen Starttag fest und starten Sie auch! Am Anfang kann es hilfreich sein, nur Rechnungen einzuscannen. Wenn dies gut funktioniert, digitalisieren Sie auch Ihre anderen Belege. Ältere Dokumente sollten Sie nur dann einscannen, wenn Sie diese nochmals zur Hand nehmen.
- Papierarchiv vereinfachen: Wenn Sie Ihre Dokumente mit einem Paginierstempel fortlaufend nummerieren und digitalisieren, können Sie für die Papierablage auch Ablagekisten nutzen. Prüfen Sie zudem, welche Dokumente Sie aufgrund gesetzlicher Fristen in Papierform aufbewahren müssen.
- Steuerberater einbinden: Prüfen Sie, ob eine digitale Zusendung der Belege möglich ist und auf welchem Weg dies erfolgen kann.
- Abläufe digital bearbeiten: Legen Sie digitale To-do-Listen an. Auch eine (digitale) Ordnerstruktur mit Ordnern für „offen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ kann hilfreich sein.
- Durchhalten! Geben Sie den neuen Arbeitsabläufen Zeit, sich als Gewohnheiten zu etablieren.
