Agrarsoftware: Digital und immer dabei

Lieferscheine, Cross-Com­pli­ance-Unterlagen, Tierzugänge: Die Büroarbeit wird immer aufwendiger und entpuppt sich zum echten Zeitfresser. Genau hier setzt top farmplan aus dem Landwirtschaftsverlag an. Die Software wurde mit Landwirten für Landwirte entwickelt. Mit Praktiker­erfahrungen macht sie den Büroalltag einfacher und schneller, und das ohne unnötigen Schnickschnack.

Papierkram war gestern

Das digitale Agrarbüro top farmplan bietet verschiedene Funktionsbereiche, die ineinandergreifen und so die Büroarbeit ver­einfachen. In der Startphase umfasst es:

• Ein Dokumentenmanagement,
• ein mobiles Bestands- und Meldesystem für die Rinderbestände (ab November),
• eine Ackerschlagkartei (voraussichtlich auch ab November) sowie
• ein E-Mail-Programm, einen Kalender und die Möglichkeit, Nachrichten bestimmter Homepages direkt abzurufen.

top farmplan wird konsequent weiter ausgebaut. Geplant sind unter anderem folgende Module:

• Aufgabenverwaltung für Betriebe mit mehreren Mitarbeitern,
• Erinnerungsfunktion für Ter­mine.

Ein System für alle Daten

Das Ziel ist, dass Sie mit top farmplan in Zukunft die wichtigsten Daten, Dokumente und Unterlagen über ein System vorhalten können. Das heißt, mit top farmplan stellen Sie die Cross Compliance-Unterlagen zusammen, sortieren die Rechnungen für den Steuerberater, machen die notwendigen Meldungen für die HIT-Datenbank direkt aus dem Stall, planen die Fruchtfolge und ermitteln auch den Düngebedarf für Ihre Kulturen.

Sie müssen in Zukunft also nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln.

• Doppelte Dateneingaben entfallen.
• Alle Dokumente sind geordnet digital verfügbar und sofort wieder auffindbar.
• Sie können mobil direkt vom Feld oder aus dem Stall arbeiten.
• Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird leichter, weil der Dokumenten- und Informationsaustausch ganz einfach möglich ist.
• Und: top farmplan ist unabhängig. Denn dahinter steht kein Industrie- oder Handelsunternehmen, das auf Ihre Daten scharf sein könnte.

Kernbereich: Dokumenten-Management

Ein Kernbereich von top farmplan ist das Dokumenten-Management. Das digitale Archiv ersetzt dabei einen großen Teil der Papierakten im Büro. Sie müssen nur noch wenige Dokumente im Papier-Original aufheben. top farmplan dient als Speicher, in dem alle Dokumente schnell zu finden sind. Ein zertifiziertes deutsches Rechenzentrum im Hintergrund garantiert höchste Standards bei der Datensicherheit.

Smartphone als Scanner

Auf den ersten Blick scheint die Digitalisierung im Büro mehr Arbeit zu verursachen. Schließlich müssen auch Papierdokumente gescannt und hochgeladen werden. Aber: Die exzellente Auffindbarkeit und die einfachen Bear­beitungs- und Weiterleitungs­möglichkeiten der Dokumente beschleunigen die leidige Büro­arbeit erheblich.

Wie kommen Dokumente ins digitale Archiv? Zum Ausprobieren und mobil funktioniert das sehr einfach mit der top farmplan-App. Die Scanfunktion erzeugt aus einem Foto des Dokuments ein PDF mit hohem Kontrast. Das ist optimal für das Lesen am Bildschirm und die automatische Texterkennung. Diese Datei wird in top farmplan hochgeladen und in einem Ordner Ihrer Wahl abgelegt.

Für alles, was wichtig ist

Um im Büro am PC zügiger arbeiten zu können, sollten Sie sich einen Dokumentenscanner mit einem sogenannten Twain- oder IRIS-Treiber anschaffen. Vorteil der Profi-Geräte: Sie funktionieren mit Blatteinzug und scannen Vor und Rückseite in einem Durchgang. Längere Briefe oder Verträge sind damit sehr schnell digital verfügbar.

Was digitalisieren? Die Antwort ist einfach: Alles, was für Sie wichtig ist. Unterscheiden Sie aber zwischen aufbewahrungspflichtigen und nicht aufbewahrungspflichtigen Dokumenten:

Nicht aufbewahrungspflichtig ist zum Beispiel die Ankündigung einer Rabattaktion eines Landmaschinenhändlers oder die Einladung zu einer Veranstaltung. Die Papierversion dieser Dokumente sollten Sie nach dem Einscannen wegwerfen und ausnahmslos entsorgen.

Ist das Papier-Original aufbewahrungspflichtig, zum Beispiel eine Rechnung, ein Vertrag, betrieblicher Schriftverkehr oder Ähnliches, archivieren Sie es nach dem Scannen sofort. Einmal gescannt können Sie die Original-Dokumente fortlaufend in wenigen Boxen ablegen. Eine detaillierte Ordnerstruktur können Sie digital in top farmplan pflegen, das ist deutlich weniger Aufwand. Für die Originale reichen bei einem landwirtschaftlichen Betrieb wenige Boxen: Zum Beispiel jeweils eine für Rechnungen und Buchführungsbelege des landwirtschaftlichen Betriebes und der Photovoltaik- oder Biogasanlage und eine für die sonstigen Dokumente. Das System lässt sich beliebig um weitere Boxen für weitere Betriebe ergänzen.

Effiziente Suchfunktion

Dokumente, die Sie mit der App gescannt haben, lädt das System sofort in den digitalen Ordner, in dem sie sich gerade befinden. Die Scan-Software des stationären Scanners speichert die Dokumente zunächst im Eingangsordner. Von dort können Sie diese weiter bearbeiten und bis nach Erledigung des Vorgangs einsortieren. Rechnungen wandern so zum Beispiel nach der Zahlung in den Buchführungsordner. In der Gestaltung der Ablagestruktur haben Sie freie Hand.

Unser Tipp: Legen Sie die Ordnerstruktur nicht zu feingliedrig an. Drei Ebenen reichen aus. Nutzen Sie stattdessen die Suchfunktion. Da der gesamte Text eines Dokuments durchsucht wird, finden Sie das gesuchte Dokument immer schnell wieder. Eine Vorlage für eine flache Ordnerstruktur ist in top farmplan bereits hinterlegt.

Beispielsuche "Haftpflicht-Versicherung"

Eine Haftpflicht-Versicherungspolice zum Beispiel ist im Ordner Betrieb/Versicherungen gut aufgehoben. Um das Dokument zu finden, können Sie zu diesem Ordner navigieren oder die Volltextsuche nutzen. Die Stichworte „Haftpflichtversicherung“ und zum Beispiel der Name der Gesellschaft bringen das korrekte Dokument schnell auf den Bildschirm. Zusätzlich gibt das Erstellungsdatum einen Anhaltspunkt und Sie sehen in top farmplan die Dokumente nebeneinander in einer Miniaturansicht. Wollen Sie sich ein Dokument genauer ansehen, genügt ein Doppelklick. Der integrierte PDF-Viewer zeigt die Datei gut lesbar an.

Austausch mit Berater

Mit top farmplan ist es auch möglich, Dokumente und ganze Ordner sehr einfach zu teilen, zum Beispiel mit Ihrem Steuerberater. So könnte diese Zusammenarbeit aussehen: Sie legen bezahlte Rechnungen im Ordner Buchhaltung in top farmplan ab. Diesen Ordner teilen Sie mit Ihrem Steuerberater. Er erhält dazu einen Link, über den natürlich nur er den Inhalt des Ordners einsehen kann. Damit hat er Zugriff auf alle relevanten Belege und kann die Buchführung auf dem aktuellen Stand halten, ohne dass Sie Dokumente hin und her mailen oder in Papierform zuleiten müssen. Gleichzeitig bleiben die Originale bei Ihnen im Büro.

Unser Tipp: Besonders übersichtlich wird es, wenn Sie die Nummer des Dokuments (Stempel) auch als Verwendungszweck bei der Überweisung und im Dateinamen des digitalen Dokuments angeben.

Und die Sicherheit?

Wie sicher ist top farmplan? In top farmplan liegen Ihre wichtigen Dokumente nicht mehr ausschließlich auf Ihrem Hof-PC, sondern in einem Cloud-Speicher. Das Rechenzentrum mit Ihren Daten befindet sich im westfälischen Ahaus und ist nach höchsten Standards zertifiziert. Voraussetzung dafür sind z. B. eine Brand-Früherkennungsanlage, strenge Zutrittsbeschränkungen und ein hoher Schutz vor fremdem Zugriff.

Alle Daten sind auf Backup-Systemen gespeichert. Fällt das Hauptsystem aus, stehen Ihre Daten kurzfristig wieder zur Verfügung. Damit verbessern Sie über top farmplan ganz nebenbei auch Ihre eigene Datensicherheit erheblich, ohne selbst in die nötige Hardware investieren zu müssen. Egal ob Diebstahl, Wasser oder Feuer auf dem Hof – Ihre Dokumente bleiben sicher gespeichert. Auch dann, wenn Ihr Rechner von einem Virus oder Trojaner befallen wird, sind Ihre Daten über einen anderen PC noch zugänglich. Frank Berning/mss

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