Zeit effektiv nutzen

In einem Unternehmen sind vier Azubis beschäftigt. Regelmäßig kommt einer von ihnen zu spät zur Arbeit. Von Mal zu Mal ärgert das den Ausbilder mehr. Denn seine Lehrlinge sollen an einer Aufgabe arbeiten, die nur gemeinsam zu erledigen ist. Also warten die anderen drei Azubis die ersten zehn Minuten ihres Arbeitstages, bis sie mit der Arbeit beginnen können. Durch das Zuspätkommen des einen Lehrlings gehen so insgesamt 40 Minuten wertvolle Arbeitszeit verloren.

Unnötigen Stress vermeiden

Welche Auswirkungen eine mangelnde Selbstorganisation haben kann, zeigt das Beispiel der vier Azubis. Doch Ausbilder sollten sich nicht zu sehr über ihre Lehrlinge ärgern. „Probleme mit dem Zeitmanagement kann man jungen Menschen nicht vorwerfen“, sagt Dirk Käser, selbstständiger Kommunikationstrainer und Coach. Er bietet unter anderem an der Landvolkshochschule Hardehausen Seminare zum Thema Zeitmanagement an. Viele hätten schlichtweg nicht gelernt, sich selbst zu organisieren. Doch dafür ist es nicht zu spät. Wer das Versäumte nachholen möchte, sollte sich zunächst öfter die Frage stellen, wofür er seine Zeit überhaupt nutzt. Denn teile sich jemand seine Zeit bewusst ein, könne er unnötigen Stress vermeiden, sagt der Experte. Und das kann sich lohnen: Nicht nur bei der Arbeit, sondern auch in der Freizeit führt ein gut strukturierter Alltag zu mehr Gelassenheit.

Auf dem Weg zu einer besseren Selbstorganisation können verschiedene Techniken helfen. Die ALPEN-Methode (siehe Kasten) sorgt dafür, dass Azubis ihren Arbeitstag realistisch planen und Prioritäten richtig setzen. Wichtig dabei ist, ausreichend Pufferzeiten einzuplanen. Denn dadurch lässt sich Zeitdruck vermeiden. „Druck kommt größtenteils von uns selbst“, erklärt Dirk Käser. Damit dieser in stressigen Phasen nicht zu groß werde, sollten sich Azubis zu Beginn ihres Arbeitstages fragen: Was muss heute sein? Was soll sein? Was darf sein? Denn nicht immer gilt es, alle Aufgaben sofort zu erledigen. „Oft reichen schon 80 %. Hat man dann noch Zeit übrig, kann man sich um die letzten 20 % kümmern“, so der Coach.

ALPEN-Methode
Für Azubis ist es oft schwer, den zeitlichen Umfang von Aufgaben abzuschätzen. Die ALPEN-Methode kann Abhilfe schaffen. Dabei, wie folgt, vorgehen:
A: Alle Aufgaben auflisten,
L: Länge abschätzen,
P: Pufferzeiten einplanen,
E: Entscheidungen treffen,
N: nachkontrollieren.
Das Ziel ist es, einen Tagesplan zu erstellen, der nicht überfüllt ist. Dabei gilt es zu entscheiden, welche Aufgaben wichtig sind und welche eher weniger. Dies kann vor allem im ersten Ausbildungsjahr sinnvoll sein. Dazu die Aufgaben in eine Liste eintragen und die geschätzte Dauer dazuschreiben. Eine Spalte für Notizen hilft, Pufferzeiten einzuplanen oder einzelne Arbeitsschritte zu notieren. Wer sich unsicher ist, lässt seinen Ausbilder mit auf den Plan schauen. Ein Vordruck für eine Liste ist auf der Wochenblatt-Homepage zu finden.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, umfangreiche Aufgaben in Zwischenziele zu gliedern. Denn wer auf seiner To-do-Liste abhaken kann, welche kleinen Aufträge er bereits erledigt hat, ist am Ende des Tages zufriedener. Gleichzeitig hilft diese Methode, den Zeitplan besser im Überblick zu behalten und nicht in Hektik zu verfallen.

Ausbilder können helfen

Auch Ausbilder können ihren Lehrlingen helfen, sich besser zu organisieren. Durch eine klare Kommunikation lässt sich wertvolle Zeit sparen. Denn häufig wissen Azubis nicht, womit sie anfangen oder welchen Arbeitsschritt sie als Nächstes angehen sollen. „Bevor ein Ausbilder eine Aufgabe verteilt, sollte er immer ihre Wichtigkeit hinterfragen und diese dem Azubi mitteilen“, rät der Kommunikationstrainer. So weiß der Lehrling, welche Aufgabe er als Erstes zu erledigen hat, und kann dies in seinem Zeitplan berücksichtigen. Einer der häufigsten Fehler ist zudem, dass Ausbilder den Dialog nicht absichern. Fragen wie „Was machst du als Erstes?“ oder „Was glaubst du, wie lange du für die Aufgabe brauchst?“ sind nützlich, um zu prüfen, ob der Auftrag richtig angekommen ist. Kommen diese Aspekte nicht zur Sprache, sollten Azubis von sich aus das Gespräch mit dem Ausbilder suchen, offene Fragen klären und so Zeit sparen.

Zeitdiebe und Störfaktoren

Doch selbst wer sich fest vornimmt, an seinem Zeitmanagement zu arbeiten – Zeiträuber machen es oft schwer, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. So ist das Smartphone bei vielen Azubis die Störquelle Nummer eins. Das hat seine Folgen. „Selbst nach einer kurzen Ablenkung braucht ein Mensch durchschnittlich 64 Sekunden, um sich wieder voll zu konzentrieren“, sagt Dirk Käser. Daher empfiehlt der Experte Zeiten einzuplanen, in denen Störfaktoren wie das Smartphone bewusst ausgeschaltet sind.

Darüber hinaus sind fest eingeplante Pausen sinnvoll, damit die Arbeitsqualität nicht abnimmt. Dabei gilt die Regel: Je häufiger eine kleine Auszeit, desto besser. Wer die freie Zeit nutzt, um kurze Rückrufe zu erledigen oder an die frische Luft zu gehen, kann danach entspannt an seinen Arbeitsplatz zurückkehren.