Feten richtig feiern

Die Vorbereitungen laufen auf Hochtouren. Anfang November soll sie steigen, die Party der KLJB Westbevern. Seit Ende des vergangenen Jahres hat die Landjugend aus dem Kreis Warendorf allerhand zu tun: ein Datum festlegen, einen Ort finden, Werbung machen, Getränke bestellen und Absprachen mit der Securityfirma treffen. Mittlerweile ist hinter den meisten Aufgaben auf der To-do-Liste ein Haken.

Ein Jahr Vorlaufzeit

Christopher Krieft, erster Vorsitzender der KLJB Westbevern, und Christoph König, technischer Leiter der Landjugend, wissen, wo­rauf sie sich eingelassen haben. In diesem Jahr organisieren sie die vierte Veranstaltung des Vereins unter dem Motto „1-€-Party“. Schon im ersten Anlauf 2015 kamen rund 350 junge Menschen zum Partyhof nach Westbevern. Gerechnet hatten die Veranstalter mit knapp 100 Besuchern.

Im da­rauffolgenden Jahr feierten rund doppelt so viele Gäste auf der kleinen Tenne. Als der Verein 2017 sein 65-jähriges Jubiläum mit anschließender Party für die Öffentlichkeit organisierte, musste eine größere Location her. Also wichen die Organisatoren auf die Mehrzweckhalle am Sportplatz des Dorfes aus. Dort soll die Party auch in diesem Jahr wieder stattfinden. Denn die Veranstalter erwarten knapp 800 Besucher.

Mit zwölf Monaten Vorlaufzeit begannen die Landjugendlichen die Feier zu planen. „Nach der Party im vergangenen Jahr haben wir uns direkt zusammengesetzt und überlegt, was wir beim nächsten Mal besser machen können“, sagt Christoph. Als Tipp für andere Ortsgruppen fügt der Studierende der Landwirtschaft hinzu: „Wichtig ist, dass man aus seinen Fehlern lernt und sie kein zweites Mal macht.“

Das richtige Datum

Ausschlaggebend für eine erfolgreiche Party ist ein gut überlegtes Datum. Daher prüften die Landjugendlichen zunächst, ob an ihrem Wunschtermin bereits ein anderer Verein eine Feier im Dorf angekündigt hatte. „Es ist unfair, wenn sich die Vereine untereinander die Gäste wegnehmen“, meint Christopher. Außerdem achtete der Entwicklungsingenieur darauf, dass Veranstaltungen in der Umgebung, wie Oktoberfeste oder Abipartys, bereits einige Wochen zurückliegen.

Die Mehrzweckhalle haben die Landjugendlichen als Ort gewählt, weil dort ausreichend Platz vorhanden ist. In der Halle können sie eine 10 m lange Theke sowie eine Bühne für den DJ aufbauen. Für Garderobe und Tanzfläche bleibt trotzdem noch genug Platz. Auf dem angrenzenden Parkplatz wollen sie wie im vergangenen Jahr mit Bauzäunen einen Außenbereich absperren. Hier können sie Essensstände, einen Toilettenwagen und Holzhütten für den Verkauf von Wertmarken unterbringen.

„Besonders günstig ist es, wenn die Location außerhalb eines Wohngebietes liegt. So treten keine Probleme wegen Lärmbelästigung auf“, empfiehlt Christoph. Auch der nahe gelegene Bahnhof spielt den Veranstaltern in die Karten. So können die Gäste bequem mit dem Zug oder dem Bus anreisen.

Damit am Tag der Veranstaltung nichts schiefgeht, traf sich das Feten-Komitee seit Anfang des Jahres alle vier Wochen zu einer Sitzung. Je nach ausgeübtem Amt verteilten die 15 Helfer die anfallenden Aufgaben untereinander. So kümmerte sich der Getränkewart um das Bestellen der Getränke, der Essenswart um die Organisation eines Pizzawagens und der Medienbeauftragte um das Drucken von 2000 Werbeflyern.

„Klare Absprachen sind das A und O für eine reibungslose Planung“, sagt Christopher. Für jede Sitzung rät der 24-Jährige anderen Ortsgruppen, alle Absprachen schriftlich in einem Protokoll festzuhalten. Dies könne der Schriftführer im Anschluss direkt per E-Mail an alle Helfer versenden.

Rechtliche Regeln beachten

Wer seine Landjugendfete für die Öffentlichkeit veranstalten möchte, muss an rechtliche Regelungen denken. „Wichtig ist, dass die Party bei der Stadt angemeldet ist. Dann sind Rettungsdienst, Polizei und Feuerwehr vorab informiert“, erklärt Christopher. Gleichzeitig hat der Vereinsvorsitzende bei der Stadt die notwendige Schankerlaubnis für den Verkauf von Getränken eingeholt.

Darüber hinaus fallen für öffentliche Veranstaltungen mit Musik GEMA-Gebühren für Urheberrechte an. Die Höhe hängt unter anderem von der Veranstaltungsfläche sowie der Anzahl der Besucher ab. „Nachdem der DJ gebucht ist, sollte man direkt daran denken, die Gebühren zu bezahlen“, rät Christopher. Dies haben die Landjugendlichen online auf der Internetseite der Verwertungsgesellschaft GEMA erledigt.

Damit es am Abend der Party nicht zu Problemen mit den Gästen kommt, empfehlen die Organisatoren, eine Securityfirma zu beauftragen. Diese übernimmt die Ausweiskontrolle am Einlass und bittet nicht volljährige Gäste nach Mitternacht, die Party zu verlassen.

Mehr zum Organisieren findet ihr in der unserer akutellen Ausgabe 43/2018.