Egal ob es um die Eingabe eines Datums, die Größe von Spalten und Zeilen oder das Übertragen von Formaten geht: Anne Dirking von der Landwirtschaftskammer Niedersachsen gibt Ihnen Tipps, wie Sie Zeit und Nerven sparen können.
Beim Scrollen den Überblick behalten
Bei einer großen Tabelle ist es lästig, wenn die Spaltenüberschriften beim Scrollen verschwinden. Abhilfe schafft die Funktion „Fenster fixieren“. Dazu die komplette Zeile markieren, die als erstes hinter der festen Zeile verschwinden soll. Dann im Menüband „Ansicht“ in der Gruppe „Fenster“ den Punkt „Fenster fixieren“ wählen. Dort können Sie ohne vorherige Markierung auch einfach auf „Oberste Spalte fixieren“ oder „Erste Spalte fixieren“ gehen, sofern das Ihrem gewünschten Bereich entspricht.
Sollen Zeile 1 und Spalte A beim Scrollen stehen bleiben? Dann stellen Sie den Mauszeiger in die Zelle B2 und gehen den Weg „Ansicht“ – Gruppe „Fenster“ – „Fenster fixieren.“
Schnell zum richtigen Tabellenblatt
Eine Excel-Mappe ist wie ein Schnellhefter. Standardmäßig ist in eine Excel-Mappe ein Tabellenblatt eingeheftet (bei älteren Versionen drei). Sind mehrere Tabellenblätter erforderlich? Dann mit der rechten Maustaste unten am Bildschirmrand auf den Reiter mit dem Namen eines bestehenden Tabellenblattes klicken und im Kontextmenü „Einfügen“, „Tabellenblatt“ wählen. Sollen mehrere Blätter eingefügt werden, muss der Vorgang nicht wiederholt werden. Hier hilft die Funktionstaste F4. Diese wiederholt den zuletzt gegebenen Befehl.
Hat eine Excel-Mappe viele Blätter, wird es schnell unübersichtlich. Hier hilft ein Rechtsklick auf die – recht kleinen – Navigationspfeile links am unteren Rand des Bildschirms. Im Kontextmenü erscheinen alle Tabellenblätter untereinander.
Spaltenbreite und -höhe festlegen
Die Spaltenbreiten lassen sich im Spaltenkopf verändern und zwar jeweils über die hintere Begrenzung. Wollen Sie Spalte C vergrößerten, ziehen Sie die Begrenzung zwischen C und D nach rechts. Praktisch ist die Funktion der „optimalen Spaltenbreite“. Durch sie wird die Spalte so angepasst, dass die Inhalte aller Zellen komplett zu sehen sind. Das geht am einfachsten mit einem Doppelklick auf die hintere Begrenzung im Spaltenkopf. Die Zeilenhöhe können Sie auf die gleiche Weise einstellen. Entscheidend ist hier die untere Begrenzung im Zeilenkopf.
Schnell das Datum eingeben
Achten Sie beim Computerkauf darauf, dass die Tastatur einen Nummernblock hat. Damit lassen sich Daten schnell eingeben. Wollen Sie beispielsweise das Datum 12.03.2021 eingeben, drücken Sie statt des Punktes zwischen den Zahlen jeweils das „Dividiert“-Zeichen. Excel wandelt die Eingabe so automatisch in das Datumsformat um.
Mit der Tastenkombination Strg+Punkt fügen Sie das aktuelle Datum ein, das später nicht verändert wird. Mit der Formel =heute() erscheint ebenfalls das aktuelle Datum, das jedoch täglich aktualisiert wird.
Druckbereich festlegen
Manchmal spuckt der Drucker beim Druck einer Excel-Tabelle zusätzlich leere Seiten aus. Abhilfe schafft die Funktion „Druckbereich festlegen“. Dazu markieren Sie zunächst den gewünschten Bereich. Rufen Sie im Menüband „Seitenlayout“ den Punkt „Druckbereich“ auf und klicken Sie auf „Druckbereich festlegen.“ Auch bei zukünftigen Druckaufträgen wird Ihr Drucker nur diesen Bereich zu Papier bringen.
Gold wert: Format übertragen
In Excel gibt es manchmal „störrische“ Zellen, die trotz Formatierung ein gewisses Eigenleben haben. Mit dem Formatierungspinsel, den Sie oben links im Menüband „Start“ finden, bekommen Sie diese Zellen in den Griff: Klicken Sie dafür in eine Zelle, die richtig formatiert ist. Dann aktivieren Sie den Pinsel und klicken die „störrische“ Zelle an. Wenn Sie den Befehl mehrmals hintereinander nutzen wollen, machen Sie einen Doppelklick auf den Pinsel. Mit einem Einfachklick stellen Sie die Funktion wieder ab.
Spezielle Daten schnell filtern
Sie wollen sich in der Ackerschlagkartei alle Weizenschläge anzeigen lassen? Dann nutzen Sie die Funktion „Filtern“. Wichtig dabei ist, dass der Mauszeiger in der entsprechenden Tabelle steht. Außerdem muss es sich um eine zusammenhängende Tabelle ohne leere Spalten und Zeilen handeln. Im Menüband „Daten“ verbirgt sich der Punkt „Filtern“. Neben den Überschriften tauchen kleine Schaltflächen auf, mit denen Sie Filter setzen können. So haben Sie in Nullkommanix die gewünschten Informationen parat.
