Gemeinsam auf das vergangene Jahr zurückblicken, Vorstandsposten neu besetzen, Pläne für das kommende Jahr schmieden und gemütlich beisammensitzen. Das ist in diesem Winter bei Jahresversammlungen nicht möglich.
Ortsgruppen der Landjugend können aber in den virtuellen Raum ausweichen. Worauf zu achten ist, verrät Katja Reinl, Geschäftsführerin der Westfälisch-Lippischen Landjugend (WLL).
Das Abstimmen ermöglichen
Als Tool für Videokonferenzen empfiehlt sie „Zoom“. Damit lässt sich relativ unkompliziert eine Videoschalte für größere Gruppen einrichten. Die Teilnehmer bekommen einen Link, über den sie sich kostenfrei und ohne ein bestimmtes Programm einloggen können.
Innerhalb der Konferenz besteht die Möglichkeit, den Bildschirm für Präsentationen zu teilen. Außerdem lässt sich die gesamte Versammlung in kleinere Gruppen aufteilen. Die Organisatoren können ein Monatsabo abschließen für Meetings mit bis zu 100 Teilnehmenden. Es kostet 14 € zuzüglich Mehrwertsteuer. Das Jahresabo beträgt 139,90 €.
Daneben brauchen die Veranstalter noch eine Lösung, um Abstimmungen und Wahlen online rechtssicher zu machen. Dabei bieten sich aus der Sicht von Katja Reinl zwei Tools an: „Votes Up“ oder „Open Slides“.
„Votes Up“ ist ein Angebot, das die WLL über den Bundesverband den Ortsgruppen kostenlos zur Verfügung stellt. Nachdem sie sich registriert haben, können Mitglieder der Tagesordnung folgen, sich auf die Rednerliste setzen lassen, Anträge stellen, wählen und abstimmen. Das ist alles konform mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Mit dem Tool lässt sich die Versammlung auch protokollieren. Selbst per Smartphone können die Mitglieder teilnehmen.
Es muss klar sein, dass nur die Menschen abstimmen können, die delegiert sind. Per „Votes up“ kann mit einer E-Mail-Registrierung das Stimmrecht verknüpft werden und somit ist sicher, dass nur die Person mit der entsprechenden E-Mail sich einloggen kann.
Seine Daten weiterzugeben wäre wie auf der Versammlung den Stimmzettel weiterzureichen, vergleicht Katja Reinl. Je nachdem, wie es in der Satzung geregelt ist, müssen Abstimmungen auch geheim stattfinden können. Das ermöglicht „Votes up“.
"Open Slides" als Alternative
Bei Zoom können zwar Umfragen gestellt werden, die dann geheim ausgewertet werden können. Dies funktioniert aber in der Versammlung nur, wenn Menschen mit einer Stimme vor einem Zoom-Account sitzen. Oft teilen sich Mitglieder einen Rechner, zum Beispiel Geschwister. Daher ist das rechtlich schwierig, meint die Geschäftsführerin.
„Open Slides“ ähnelt „Votes up“, kostet aber Geld. Die Lizenzgebühr beträgt 50 € pro Monat. Der Vertrag läuft mindestes drei Monate. Auch „Open Slides“ läuft auf dem Smartphone.
Wichtig ist, dass sich bei einer Onlineversammlung nachvollziehen lässt, wer wann da ist. In einer Präsenzsitzung bekommt der Vorstand schnell mit, ob auf einmal die Hälfte der Teilnehmenden den Saal verlässt, online nicht. Daher ist es sinnvoll, immer mal wieder abzufragen, zumindest vor Wahlen oder Abstimmungen.
Tipps zur Sitzung
Ganz allgemein brauchen Onlinesitzungen eine gut vorbereitete Leitung und einen geplanten Ablauf. Denn online lässt sich meist kaum improvisieren. Zoom als Portal für das Videomeeting braucht klare Regeln.
Das heißt: „Wie meldet man sich zu Wort?“, „Laufen Wortmeldungen über ,Votes Up‘?“, „Sind die Mikrofone stumm?“, „Kamera an oder aus?“. Außerdem muss die Moderation der Versammlung sicher im Thema und in der Satzung oder Geschäftsordnung sein.
Bei Präsentation per Powerpoint sollte so wenig wie nötig auf den Folien stehen. Besser die Moderatoren reden über den Inhalt. Denn man weiß nie, wie groß die Endgeräte sind und ob alles lesbar ist.
Insgesamt sind Onlineversammlungen für alle anstrengender. Es wird meist nur das Gesicht übertragen. Die Körpersprache, die sonst hilft Stimmungen aufzunehmen, bleibt außen vor.
Die Vortragenden müssen langsamer reden als bei Präsenzveranstaltungen. Die Teilnehmer am anderen Ende des Bildschirms brauchen manchmal ein wenig Zeit, um Fragen oder Anmerkungen zu machen. Außerdem kann die Übertragung etwas stocken. Daher ist wichtig, dass alle vorher testen, ob ihre Internetverbindung auch stabil ist.
Verwandte Artikel
