Ist Outlook die Lösung?

"Irgendwie reden alle von Outlook und was die Software Tolles kann. Also bin ich vor Kurzem umgestiegen“, erzählt Verena Albers. Der Hof ihrer Familie, Gut Frielinghausen, liegt in Meschede im Sauerland. Ihr Mann Wilhelm kümmert sich um den landwirtschaftlichen Teil: Das ist in erster Linie die Forstwirtschaft, hinzu kommt die Rinderaufzucht. Der Ferienbetrieb ist seit 2011 ihre Sache: Dazu gehören Gästebewirtung, Programm und Buchungen der fünf Ferienwohnungen im umgebauten Schafstall. Verbunden damit ist viel Büroarbeit. „Doch das Büro ist irgendwie auf dem Stand von damals stehen geblieben“, gibt die Betriebsleiterin der ländlichen Hauswirtschaft zu. Sie wittert Verbesserungspotenzial.

Schriftverkehr mit Gästen

Ein kleiner Raum im Wohnhaus – vielleicht 12 Quadratmeter groß – dient sowohl Verena als auch Wilhelm Albers als Büro. Dort hinein passen nicht viel mehr als zwei Schreibtische und ein großer Aktenschrank. Einen Einblick gewährte das Paar den Teilnehmern der Veranstaltungsreihe „Ideen erfahren: Treffpunkt Agrarbüro“ der Landwirtschaftskammer NRW. Doch das Thema des Tages war nicht die räumliche Situation. An diesem Tag stand die digitale Kundenpflege im Vordergrund.

„Bis vor Kurzem habe ich für die Buchungen das kostenlose E-Mail-Programm von Mozilla verwendet“, erklärt Verena Albers. Probleme gab es damit keine. Die Umstellung auf Outlook lief dann auch eher holprig. Eine Erleichterung kann die 49-Jährige kaum feststellen. Dabei hat die E-Mail-Software durchaus praktische Funktionen, wie Heidrun Gerwin-Wegener von der Landwirtschaftskammer weiß. Man muss die Kniffe nur kennen (siehe Kasten).

Leichter konnte sich Verena Albers mit der neuen Ordnerstruktur außerhalb des Computers anfreunden. So hat sie ihre Aktenordner überarbeitet. Dabei zeigte sich: Auch optische Veränderungen bewirken viel. Die einheitlich gestalteten Ordnerrücken strahlen Ordnung aus. Jeder Ordner ist zudem mit einem Inhaltsverzeichnis und Registerkarten ausgestattet.

E-Mail-Ausdruck reicht nicht

Ein Hinweis von Heidrun Gerwin- Wegener im Zusammenhang mit dem E-Mail-Verkehr war für viele Teilnehmer neu: Unterlagen müssen laut Aufbewahrungspflicht in der Form gesichert werden, in der sie empfangen wurden. Mit anderen Worten: Der Ausdruck einer E-Mail reicht nicht. Auch in zehn Jahren muss die E-Mail noch in elektronischer Form vorliegen. Für die Datensicherung kommen etwa Sticks, externe oder netzwerkbasierende Festplatten und Clouds infrage.

Jeder Betrieb sollte sich außerdem Gedanken um vertrauensvolle IT-Dienstleister für Hard- und auch Software machen. „Sie werden als Geschäftspartner wichtiger“, so die Beraterin. Meist übernehmen Bekannte oder Verwandte den „Computerkram“– doch die stoßen irgendwann an Grenzen.

Mehr als Mails - für den, der die Kniffe kennt

Outlook bietet im Grunde vier Möglichkeiten, erklärt Agrarbüro-Beraterin Heidrun Gerwin-Wegener:

1. Kundenkommunikation per E-Mail. Wer empfangene Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten möchte, kann sie zur Nachverfolgung kennzeichnen. So gehen bereits gelesene Mails nicht mehr „unter“.

2. Im Outlook-Kalender lassen sich Termine und Fristen leicht an­passen.Für Adressen von Kunden und Geschäftspartnern lässt sich ein digitales Register anlegen.

3. Sehr praktisch findet die Beraterin die Funktion „Aufgaben“. Sie ersetzt eine analoge To-do-Liste.

4. Eingetragene Aufgaben „ploppen“ dank Erinnerungsfunktion zu einem gewünschten Zeitpunkt auf.

Hier weitere Tipps:

Eine Signatur am Ende einer E-Mail verleiht ihr Professionalität und fördert die Kommunikation, da der Empfänger die Kontaktdaten auf einen Blick findet. Eine individuell erstellte Signatur, etwa mit dem Logo des Betriebes, lässt sich unter „Neue Nachricht“, „Einfügen“, „Signaturen“ einfügen. Sie erscheint je nach Einstellung automatisch unter jeder neu verfassten E-Mail.

Profitieren kann auch jeder, der häufig standardisierte Nachrichten verschickt. Im Fall der Ferienhöfe fallen darunter etwa Absagen oder Buchungsbestätigungen. Hierfür lassen sich bei Outlook vorgefertigte Texte, sogenannte „Schnellbausteine“ erstellen. Dafür eine neue E-Mail mit dem gewünschten Text verfassen, die Textstelle markieren und unter „Einfügen“ als „Schnellbaustein“ speichern. So ein Baustein kann beliebig lang sein und muss bei Gebrauch nur noch durch die individuellen Kundendaten ergänzt werden.

Newsletter und Hausflyer dagegen sollten besser als PDF angehängt werden. Damit ist garantiert, dass sie nirgendwo verzerrt ankommen, wie es bei E-Mail-Texten vorkommen kann. Doch Achtung bei Newslettern! Die neue Datenschutzgrundverordnung setzt eine aktive Zustimmung des Empfängers voraus.

Wer eine E-Mail an verschiedene Empfänger versendet, sollte die Adressen aus Datenschutzgründen nicht alle in die Adressfelder „An ...“ oder „CC ...“ schreiben, sondern dafür das Feld „Bcc“ nutzen. Es lässt sich unter „Optionen“ hinzufügen. Empfänger, die im Feld „Bcc“ stehen, werden anderen Empfängern der Nachricht nicht angezeigt.

Viele hilfreiche Tipps rund ums Agrarbüro finden sich außerdem auf der Internetseite www.netzwerk-agrarbuero.de der Landwirtschaftskammer NRW.