Ein Scanner für das Agrarbüro?

Fachtagung „Mit dem Agrarbüro in die Zukunft“ der Landwirtschaftskammer NRW auf Haus Düsse: Ein digitales Archiv kann die Arbeit im Büro erleichtern – Dokumente einzupflegen kostet jedoch Zeit.

Einiges zu entdecken und auszuprobieren gab es für die Teilnehmer der Fachtagung „Mit dem Agrarbüro in die Zukunft“ am Mittwoch vergangener Woche. Die Landwirtschaftskammer NRW hatte dazu in das Landwirtschaftszentrum Haus Düsse in Bad Sassendorf, Kreis Soest, eingeladen.

Nie mehr Akten suchen

Eine gute Organisation kann Zeit und damit Geld sparen. Und dazu gehört es unter anderem, einen Aktenplan zu erstellen, wie Kammerberaterin Ingrid Böhl erläuterte. Ein Aktenplan stellt eine grundlegende Struktur für alle Dokumente von Kauf- und Pachtverträgen über Versicherungen und Steuern bis hin zu Mitarbeiterverträgen dar.

Tipp: Wie Sie einen Aktenplan erstellen, können Sie im Wochenblatt, Folge 3/2012 auf Seite 89, im Beitrag „In 30 Sekunden gefunden“ nachlesen.

Doppelseitig scannen

Jedes Dokument innerhalb einer halben Minute zu finden, wäre für so manchen Landwirt sicher ein Traum. Computerprogramme zur digitalen Datenverwaltung benötigen nur wenige Sekunden. Dazu müssen die Dokumente jedoch zuvor digitalisiert werden. Marco Block vom Unternehmen Canon stellte vor, was Dokumentenscanner leisten können. Im Gegensatz zu Geräten, die sowohl scannen als auch faxen und drucken können, verfügen reine Dokumentenscanner über einen automatischen Papiereinzug. Sie können doppelseitig scannen und auch schwer leserliche Schriften, beispielsweise hellgraue Schriften auf rosafarbenem Durchschlagpapier, darstellen.

Damit die Verwaltung der eingescannten Dateien einwandfrei funktioniert, ist jedoch eine zusätzliche Software notwendig.

Schlagworte vergeben

Eines der Softwareprogramme zur digitalen Datenverwaltung ist das Programm ELO Office für 300 €. Marc Bartrina vom Unternehmen BCIS IT-Systeme stellte die Funktionsweise des Programms vor.

Über das Programm lassen sich nicht nur eingescannte Dokumente, sondern sämtliche Arten von Dateien, von Fotos und Videos über PDF- und Word-Dokumente bis hin zu E-Mails verwalten. Voraussetzung ist, dass der Anwender sie in das Programm einpflegt.

Wer sich für die digitale Verwaltung seiner Dokumente entscheidet, sollte besonders häufig Sicherungskopien anlegen, sagte Mark Bartrina. Denn wie eine Teilnehmerin es auf den Punkt brachte: „Wenn ich alle Dokumente nur noch digital vorliegen habe und mein Rechner abstürzt, habe ich aber ein dickes Problem.“ Christina Bartscher

Den ausführlichen Bericht lesen Sie in Wochenblatt-Folge 46/2012 auf Seite 99.