Jeder in einem Getreideschlag festgestellte Wildschaden ist binnen einer Woche nach Kenntniserlangung oder der Möglichkeit zur Kenntniserlangung bei der zuständigen Gemeindeverwaltung anzumelden. Unterbleibt diese Anmeldung oder erfolgt sie verspätet, ist jeglicher Anspruch auf Wildschadenersatz erloschen.
Kommt es in einem ersten Termin nicht zu einer gütlichen Einigung, muss die Behörde unverzüglich einen Schätztermin am Schadensort anberaumen. In diesem Termin muss der gemeindliche Wildschadenschätzer den Umfang der geschädigten Fläche und deren Schädigungsgrad genau ermitteln und auf dieser Grundlage in einem Schätzgutachten den ersatzpflichtigen Wildschaden beziffern. Dabei muss der Schätzer auch prüfen, ob andere Schadensursachen eine Rolle gespielt haben oder ob den Landwirt an der Schadensentstehung ein Mitverschulden trifft.
Auf der Grundlage des Schätzgutachtens können sich die Beteiligten über den Schadensausgleich einigen. Allerdings steht jeder Partei des Vorverfahrens auch das Recht zu, gemäß § 37 Landesjagdgesetz NRW zu beantragen, dass der Schaden in einem weiteren, kurz vor der Ernte abzuhaltenden Termin festgestellt werden soll. Einem solchen Antrag muss stattgegeben werden, wenn die Höhe des Schadens zum Zeitpunkt des (ersten) Termins noch nicht einwandfrei festgestellt werden kann.
Üblicherweise hat deshalb die Ermittlung der genauen Schadenshöhe – dies ist im Getreide im Wesentlichen der Ertragsausfall – spätestens bei dem zweiten Schätztermin kurz vor der Ernte stattzufinden. Zu diesem Zeitpunkt kann ein erfahrener Wildschadenschätzer den Ertragsausfall bereits abschätzen.
Eine Ertragsausfallschätzung erst nach der Ernte auf Grundlage der tatsächlich erzielten Ernteerträge ist aus rechtlicher Sicht problematisch, weil dann im Zweifel keine eindeutige Zuordnung zu den vom Wild verursachten Schaden mehr möglich ist. Allerdings muss die Frage, wann der richtige Zeitpunkt zur Ertragsausfallermittlung ist, letztlich von einem landwirtschaftlichen Sachverständigen beantwortet werden.
Gelegentlich wird in Wildschadenvorverfahren auch folgender Weg gewählt, der durchaus praxisgerecht erscheint: Kurz vor der Ernte wird ein zweiter Schätztermin durchgeführt, in dem der Wildschadenschätzer den Ertragszustand der im früheren, ersten Schätztermin ermittelten Schadflächen überprüft. Dabei wird geklärt, ob und inwieweit sich die geschädigten Flächen in der Zwischenzeit erholt haben oder inwieweit dort in der Zwischenzeit andere Schadensursachen (zum Beispiel Trockenheit) den ursprünglichen Wildschaden überlagert haben. Auf Grundlage dieser Überprüfung bittet sodann der Wildschadenschätzer den geschädigten Landwirt, ihm die Ergebnisse des wenige Tage später feststehenden, schlagspezifischen Ernteergebnisses mitzuteilen. Auf der Grundlage dieses Ernteergebnisses erstellt der Wildschadenschätzer sodann sein endgültiges Schätzgutachten.
Den Parteien des Vorverfahrens steht es dann letztlich frei, ob sie sich auf der Basis dieses Schätzgutachtens gütlich einigen oder ob sie das Vorverfahren scheitern lassen wollen. Sollte Letzteres geschehen, kann der geschädigte Landwirt binnen zwei Wochen, nachdem ihm von der Gemeinde die Niederschrift über das Scheitern des Vorverfahrens zugestellt worden ist, seine Wildschadenersatzforderung beim Amtsgericht einklagen.