Generell gibt es ein paar Punkte, die Sie bei der Neuanschaffung eines Scanners für Ihr Agrarbüro beachten sollten. Diese gelten unabhängig davon, ob Sie später ein Datenmanagementsystem (DMS) einführen wollen oder nicht.
Im Agrarbüro ist ein Dokumentenscanner empfehlenswerter als ein Multifunktionsgerät, weil er auf das schnelle Verarbeiten von Dokumenten spezialisiert ist. Ein Multifunktionsgerät (Drucker, Fax, Scanner in einem) braucht nicht nur länger zum Scannen, sondern produziert bei gleicher Einstellung größere Dateien. Das schränkt die Übertragung ein und macht mehr Speicherplatz erforderlich.
Folgende Punkte sollten Sie darüber hinaus beachten:
- Geschwindigkeit: Als Richtwert fürs Scannen gelten mindestens 20 doppelseitig bedruckte Blätter (Duplex-Scan) pro Minute.
- Bildauflösung: Zum Scannen von Texten reicht eine Auflösung von 300 bis 600 dpi (dots per inch/Punkte pro Zoll).
- Farbtiefe: Farbige Scans brauchen mehr Speicherplatz als schwarz-weiß digitalisierte Dokumente. Dennoch ist die Funktion für die meisten Betriebe unverzichtbar. Die Farbtiefe sagt aus, wie viele unterschiedliche Farbabstufungen auf einem Bild gleichzeitig dargestellt werden können. Für das Scannen von Belegen reichen grundsätzlich 24 Bit (Standard) aus. Je höher der Wert, desto mehr Farbtiefe.
- Leere Seiten: Ein geeigneter Scanner erkennt unbeschriebene Seiten automatisch und löscht sie aus der Datei, um Speicherkapazität nicht unnötig zu verschwenden.
- Papierformate: Das Gerät sollte innerhalb eines Dokumentenstapels automatisch zwischen verschiedenen Papierformaten unterscheiden können. Gerade bei der Archivierung von Belegen in der Buchführung ist es besonders wichtig, auch das Kleingedruckte in der Kopf- und Fußzeile mit zu erfassen.
- OCR-Zeichenerkennung: Die Texterkennung ist unerlässlich, wenn Sie mit dem Gedanken spielen, Ihr Agrarbüro papierloser zu gestalten. Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition und ermöglicht es dem Gerät, Buchstaben, Zahlen und Zeichen zu erkennen, obwohl die Datei eigentlich ein Bild ist. Das hat den Vorteil, dass Sie fortan die gescannten Dokumente digital durchsuchen können. Nutzer eines DMS können gegebenenfalls auf diese Funktion des Scanners verzichten, wenn ihr System einen Scanassistenten hat, der auch die nachträgliche Volltexterkennung ermöglicht.
- Software: Bei der Wahl des Scanners sollten Sie außerdem darauf achten, dass seine Software zum Betriebssystem Ihres PCs (Windows, Mac oder Linux) passt.
- Anschlüsse: Überlegen Sie vorab, ob
- der Scanner eine direkte Cloud-Verbindung braucht, um die Daten dort zu sichern,
- das Gerät mit dem Smartphone verbunden werden soll, um auch eine App nutzen zu können oder
- ob eine WLAN-Verbindung bzw. ein USB-Anschluss ausreichen.
Lesen Sie mehr: