Der zunehmende Dokumentationsaufwand erfordert ein hohes Maß an Ordnung und Struktur im Agrarbüro. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft, den Überblick nicht zu verlieren und eine einheitliche Ablage zu etablieren. Ein solches Programm können Sie sich wie Ihr bisheriges Büro mit seinen verschiedenen Aktenschränken und -ordnern vorstellen – mit dem Unterschied, dass die Dokumente nicht auf Papier vorliegen, sondern elektronisch über den PC oder das Smartphone einsehbar sind. Der aber wohl wichtigste Unterschied ist, dass Sie auf der Suche nach einzelnen Belegen nicht mehr zahllose Ordner aus den Schränken herausziehen und durchsuchen müssen. Sie können einfach Schlagworte in die Suchmaske ihres DMS eingeben und sich das entsprechende Dokument anzeigen lassen.
Durch das Datenmanagementsystem haben Sie die Möglichkeit, analog und digital eingegangene Belege zu verwalten, zu sortieren und zu verschlagworten. Einen weiteren Vorteil bietet auch die sogenannte Volltexterkennung (OCR). Das bedeutet, dass Sie später nicht nur nach dem konkreten Dateinamen suchen können, sondern auch nach dem Inhalt des Dokuments. Das macht Ihre Suche effizienter.
Analoge Belege aufbewahren
Bedenken Sie aber bitte, dass ein DMS Sie nicht automatisch von Ihrer Pflicht befreit, Belege im Originalformat aufzubewahren. Belege, die per Post oder Fax eingehen, können Sie zwar für die digitale Ablage einscannen, Sie sollten sie aber dennoch auch noch in analoger Form aufbewahren. Sichern Sie sich aber vorher bei Ihrem Steuerberater ab.
Datensicherheit
Bei vielen ist die Sorge um die Datensicherheit groß. Daher sollte man bei der Wahl des Programmanbieters darauf achten, dass der Server, wenn es sich um eine cloudbasierte Anwendung handelt, in Deutschland ist. Dann greift der in Deutschland geltende Datenschutz. Vorteil einer solchen internetbasierten Variante ist, dass Sie die Daten auch mobil, zum Beispiel vom Handy oder Tablet, aufrufen können. Andere Systeme nutzen den lokalen Speicher des Nutzers, der dann selbst für seine Datensicherheit sorgen muss.
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