Wenn Sie Urkunden und Akten Ihres Hofes der Nachwelt erhalten möchten, können Sie die Unterlagen einem kommunalen oder regionalen Archiv anbieten. Die Archive sind sehr daran interessiert, solche Bestände eines Hofes zu übernehmen. Entgegen einem noch immer weit verbreiteten Vorurteil sind Archive öffentliche Einrichtungen und für jede und jeden Interessierten zugänglich.
Jede größere Kommune und jeder Kreis unterhält ein eigenes Archiv. Dort finden Sie Ansprechpartner, die Ihnen weiterhelfen können.
Sie könnten sich auch an das Landesarchiv NRW wenden. Dessen Abteilung in Münster ist für Westfalen als Ganzes zuständig, die Abteilung in Detmold bewahrt die Akten des Landes Lippe sowie des Regierungsbezirks Detmold. Die Adressen sämtlicher kommunalen und regionalen Archive sowie Beschreibungen der jeweiligen Sammlungen sind gebündelt auf der Internetseite www.archive.nrw.de zu finden.
Die Abgabe der Hofakten ist für Sie kostenfrei. Prinzipiell haben Sie die Möglichkeit, die Unterlagen entweder als „Depositum“ oder als Schenkung dem Archiv zu überlassen:
- Depositum bedeutet, dass Sie die Unterlagen dem Archiv lediglich zur Lagerung, Erschließung und Nutzung zur Verfügung stellen. Die Eigentumsrechte bleiben bei Ihnen und Ihren Erben.
- Schenkung bedeutet, dass Sie das Eigentum an den Urkunden und Akten vollständig abtreten, die Unterlagen also mit allen damit verbundenen Nutzungs- und Eigentumsrechten dem Archiv überlassen.
In beiden Fällen ist es Ihnen möglich, für eine bestimmte Zeit die Nutzung einzuschränken. Sie können beispielsweise vereinbaren, dass private Unterlagen für einen Zeitraum von 20 oder 30 Jahren von der Nutzung im Archiv ausgenommen werden. Diese Unterlagen sind dann für spätere Generationen aufbewahrt, können aber im vereinbarten Zeitraum ohne Ihre Zustimmung nicht von Dritten eingesehen werden. Diese und andere Details werden selbstverständlich vor der Übergabe im Gespräch mit Archivmitarbeitern geklärt und schriftlich festgehalten.
(Folge 9-2020)
